オフィスマナーについて

ITリテラシー学習
ITリテラシー学習

オフィスでのマナーについて説明していきます。

名刺交換マナーについて

名刺交換のNG例

・安っぽい/個性的な名刺入れ
・名刺入れ以外の入れ物(財布等)から渡す
・上司や先輩より先に名刺交換してしまう
・自分が名乗る前に相手の名刺を受け取る
・テーブルや机をはさんで名刺を交換する
・受け取った名刺に目を通さない
・相手の名刺に書きこむ
・名刺の上に資料や書類を置く
・座ったまま名刺を受け取る

ビジネスシーンで初対面の挨拶に欠かせない名刺交換は、 そのやり方一つで相手に与える印象が大きく変わってくることもあります。
気が付かないうちに相手に不快感を与えてしまわぬように、 名刺交換において大事なことを覚えておきましょう。

上座と下座

具体的なルールは知らなくても「上座」「下座」という言葉は聞いたことがあるのではないでしょうか。「上座」「下座」は座る位置を指し、目上の人やお客様が座る席を「上座」、目下の人や接待する側が座る席を「下座」と呼びます。

「上座」はより安全で居心地の良い席を指し、一般的には入口から最も遠い席にあたります。
但し、会議(応接)室によっては入口に近い方が眺望が良いなど、必ずしもそれに一致しない場合もあります。
その場合は「こちらからの眺めが素敵なんです・・・」など一言添えると良いでしょう。

一般的なルールでは入口から遠い方が上座、近い方が下座ですので、上座から順に下図のようになります。
また入口からの距離が変わらない場合は、ソファと肘掛椅子ではソファが上座となりますので、合わせて覚えておきましょう。

上座と下座の4つのルール

ルール1:基本的に入り口から遠い奥の席が上座となる

部屋の中の席順は、基本的に入り口から最も遠い奥の席が上座となり、入り口側に近づくにつれて下座になります。ただ部屋のレイアウトによって変わる場合もあります。

ルール2:「左上位」のしきたり

「左を上位、右を下位」とする「左上位」のしきたりが日本の伝統礼法とされています。ただ欧米など国際儀礼では「右上位」のため、外国の方と接する場合は、誤解されないように注意しましょう。

ルール3:着席順

会議室では、社長や議長など役職順に着席します。それ以外の場合でも、上司や年長者の順に着席することがマナーとされています。

ルール4:入り口が2つ以上ある場合

比較的に人の出入りが多く騒々しい入り口から遠い場所を上座としましょう。

ケース1:会議室の場合

対面型会議室

コの字型会議室

ケース2:タクシーの場合

タクシーの車内では行き先や道順の調整、支払いを担当するため、下座は助手席となります。
目上の方が運転される場合は、助手席が上座となり、下座は後部の真ん中の席になります。
ただお客様がケガをされている場合など、下座の方が乗降しやすい場合は、お客様にお伺いするなど、臨機応変に対応しましょう。

ケース3:エレベーターの場合

乗降しやすい中央の奥が上座で、操作ボタンの前やドアの近くが下座になります。

ケース4:レストランの場合

レストランなどのテーブル席では出入り口から最も遠い席が上座となります。もし上座が分からない場合は、事前にお店の人に確認するのも手です。

また眺めが良い庭園など眺望を臨むことができる場合は、入り口側だとしても景色がよく見える席を上座となります。その場合は「こちらの席の方がきれいな景色かと存じますが、いかがでしょうか?」など相手にお伺いしてから案内をしましょう。

ケース5:料亭の場合

料亭など和室の場合は、床の間の前が上座となります。床の間がない部屋では、レストランと同じように出入り口から一番遠い席が上座になります。

ケース6:カウンターの場合

基本的には出入り口から一番遠い席が上座となりますが、バーや寿司店などカウンター席の場合、板前の方やバーテンダーなど店員の前を上座とする場合もあります。

出典:知らないと大変!上座と下座の覚え方|Pacomaマナー道場
https://pacoma.jp/45040

会議室マナーについて

部屋に扉がある場合は無人と分かっている場合でも必ずノックをして確認しましょう。
扉が内開きの場合は最初に自分が入りドアを押さえて「どうぞ」とお客様をご案内しますが、 外開き(前開き)の扉の場合は扉を開けた上で、自分が押さえてお客様を先にご案内します。

また、会議室や訪問先のドアをノックするときは、3回以上ノックすることがマナーとされています。
「コンコン」と2回ノックするのはトイレ用の合図です。
これは国際標準マナーとしても定められていますので覚えておきましょう。

POINT

ビジネスマナーは相手を不愉快にさせないための基本的なマナーです。
マナーを気にしない人もいますが、非常に重要に考えている人もいますので、どのような場合でもビジネスマナーをもって対応することが大切です。

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