Googleドキュメントとは?

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Googleドキュメントはオンラインで文書が作成できることが魅力ですが、一方で注意しなくてはいけないこともあります。
今回はGoogleドキュメントの操作方法やWordとの違いについてご紹介します。

Googleドキュメントとは

Google社が提供している文書作成ソフトです。パソコン、スマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスに対応しており、場所を問わず作成・編集ができます。またGoogleアカウントさえ持っていれば無料で使用できます。

Googleドキュメントの使い方

※PCで利用する流れで説明しています。
※予めGoogleアカウントにログインしている状態で説明をします。Googleアカウントを持っていない方はアカウントを作成後、ログインしてください。

(1)Googleドキュメントを開きましょう。Googleドキュメントはこちら
次に「新しいドキュメントを作成」の空白(赤枠)をクリックしましょう。

(2)文書作成画面が表示されます。保存すると先ほどのTOP画面に保存したファイルが表示されます。後は他の文書作成ソフトと同じように作成できます。

Googleドキュメントとマイクロソフトワードとの違い

文書作成ソフトにはGoogleドキュメントの他に代表的なマイクロソフトワードがあります。Googleドキュメントのメリット・デメリットを見ていきましょう。

Googleドキュメントのメリット

オンライン上で無料で使用できます。保存先はGoogleのサーバーのため、ファイル数も気にすることなく、気軽に使用することができます。また共同作業に向いております。共有することも容易にできるため、社内の議事録や文書作成に適しています。

Googleドキュメントのデメリット

フォント数がマイクロソフトワードに比べて少ないです。そのため見た目にこだわる場合はマイクロソフトワードが適しています。

練習問題

下記のようなGoogleドライブ上にGooleドキュメントが2ファイル格納されていたとします。2ファイルを一度に共有する場合はどのようにしたら効率が良いでしょうか?

答え

1ファイルずつ共有するのではなく、Googleドライブのフォルダごと共有しましょう。その共有されたフォルダに含まれているファイルやフォルダを閲覧、または編集できる権限を一度で譲渡することができます。

POINT

Googleドキュメントのメリット・デメリット、またGoogleドライブの使い方を覚えておきましょう。
*社内でツールダウンロード利用が禁止されている場合は、事前に情報システム部等へお問い合わせください。

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