Microsoft Teams使い方編①~チーム・チャネルの追加~

ITリテラシー学習
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今回はMicrosoft Teamsの使い方をご紹介します。
Microsoft Teamsの基礎となる部分ですので、これからMicrosoft Teamsを使う方、最近使い始めた方の参考になれば幸いです。

チーム・チャネルの構造

まず、Microsoft Teamsを使用するにあたりチーム・チャネルの構造を理解していきましょう。
Microsoft Teamsでは「チーム」「チャネル」という階層があります。
下記、図をご覧ください。

テナント:会社などの組織単位で使用します。

チーム:会社の部署・プロジェクト単位で使用します。
    ・招待されたユーザーだけが対象の非公開チームを作成することもできます。
    ・チームは公開の形で作成することもでき、組織内の誰でも参加できます(最大 10,000 人)

チャネル:チームに紐づく部署やプロジェクトで使用します。
    ・ チャネルはすべてのチーム メンバーに公開することができます。
    ・対象ユーザーを限定する必要がある場合は、プライベートチャネルとして設定することもできます。
    ・プライベートチャネルを設定すると、会話をチーム内の少人数のユーザーに限定できます。
     ※プライベートチャネルを設定した場合、招待されていない人はチャネルが非表示になります。

その他、1対1のコミュニケーションも可能です。

使用例としては下記のような使い方をします。

チームを作成する

それでは、チームを作成していきます。
Teamsの画面左下の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックします。

次に、「チームを作成」をクリックします。

「最初から」をクリックし、チームの種類を選択します。

プライベート:特定の人だけに公開したい場合
       ・チーム所有者が他のユーザーを追加した場合のみ参加できます。
パブリック:すべてのユーザーに表示される
       ・チーム所有者の承認を得ることなく参加できます。

チーム名を入力し、「作成」をクリック。
チームが追加されたことを確認。(下記画像の赤枠部分)

チャネルを追加する

次はチャネルを追加します。
チャネルを追加したいチーム名の右側の「…」をクリックし、「チャネルを追加」を選択します。

チャネル名を入力し、必要があれば説明も入力します。
プライバシーのプルダウンで公開範囲を選択します。
全てのユーザーにチャネルを表示させる場合は「すべてのユーザーのチャネルのリストでこのチャネルを自動的に表示します」にチェックを入れます。

追加されたことを確認します。

会話を投稿する

作成したチャネルで会話を投稿してみます。
会話を投稿したいチャネルを選択し、「新しい投稿」をクリック。

「@」を入力し、会話をしたい相手を選択します。
「@」をつけて相手を選択することを「メンション」といい、メンションすることで対象者に通知をすることができメッセージが埋もれてしまうことを防ぎます。
メンションは個人宛以外にもチームやチャネル宛てにすることも可能です。

文章を入力する際に「Shiftキー + Enter」を押下すると改行ができます。
投稿は、メールと同じようにファイルを添付したり、書式設定で文字を装飾することも可能です。

メンションをされた相手は、PCであれば画面右下にバナー通知が表示されます。
さらに、Teams のアクティビティ フィード欄にも通知が表示されるため、見逃しを防ぐことができます。

チャットでメッセージを送信する

左側のメニューの「チャット」からメッセージを送信することもできます。

チャットは下記宛てにメッセージを送信することができます。
・プライベートなチャット
・特定の1対1、もしくは複数人グループ
・タグ(あらかじめ設定が必要)

上記の赤枠内に送信先を入力。

<チャット機能でできること>
・既読確認ができる。(最大20人のメンバーとのグループチャットで表示されます。)
 ※機能の制限は管理者で管理できます。
・メッセージの優先度を設定できる。
 ※緊急を設定すると受信者は2分間隔で20分間通知が表示されます。

重要マークをつけたメッセージ例

チャットとチーム・チャネルでのメッセージの違い
<用途>
チャット:個別の連絡
チーム・チャネル:オープンなやりとり

<機能面>
チャット:スレッド表示ができない。
チーム・チャネル:スレッド表示ができる。

その他、チーム・チャネルでの投稿は、メッセージ入力画面の左下の書式設定をクリックすることで、
・件名や見出しの設定
・アナウンスの設定(お知らせとして投稿可能)
・複数のチャネルへ投稿
をすることができます。

必要に応じてチャットとチーム・チャネルを使い分けていきましょう!

あとがき

今回は、Teamsの基礎のチーム・チャネルの作成からメッセージの作成方法までご紹介させていただきました。
チャットツールはメールに比べカジュアルなやりとりが可能ですが、受け取り手のことを考えて分かりやすく簡潔な文章で送る工夫が必要です。
例えば、何かを依頼する際は画像を添付して説明を記載することで「何を」「どうしてほしいのか」が
伝わりやすくなります。

また、スタンプを使用することで「承知しました」や「確認しました」というメッセージの送信を省くことができますので、業務効率UPにも繋がります。
とはいえ、内容によっては失礼にあたることもあるので、スタンプを使用する場合も「受け取り手のことを考えたコミュニケーション」を意識すると良いでしょう。

今後も、Teamsや他のツールの使い方もご紹介していきます。

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