[Teams講座01]Teamsとは?

ITリテラシー学習
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はじめに

昨今、業務効率化のための様々なツールが注目されています。

オフィスでのやり取りだけでなく、リモートワークでも効率的に業務を進められるよう、便利なツールの利用が求められています。

ここでは、ビジネスコミュニケーションツールの代表格「Teams」についてご紹介します。

Teamsとは?

Teamsとは、Microsoft社が提供しているMicrosoft365のコミュニケーションツールです。

基本的にはビジネス用のチャットツールとして開発されていますが、単にメッセージを送り合うだけでなく、様々な機能が用意されています。

単なるチャットツールではなく、一種のワークスペースとして利用されています。

Teamsのここがすごい!

Teamsは、多くの企業で利用されているだけに、便利な機能や長所が沢山あります。

ここでは、Teamsのどこがすごいのか、ご紹介していきます!

ここがすごい!①Microsoft365アプリと連携できる

Teamsは、Microsoft社が提供しているツールです。そのため、WordやExcel、Outlookといった同じくMicrosoft社のアプリケーションとの連携が簡単にできてしまいます!

Teams上でOutlookの予定表を読み込んだり、Wordファイルをメンバーと共同編集したり、といった使い方ができるようになります。

WordやExcelといった他のOfficeアプリを利用している方は多いと思います。

Teamsを使うことで、更なる業務効率アップが期待できます

ここがすごい!②複数のコミュニケーション手段が利用できる

ビジネスでのコミュニケーションは、チャットやメールだけではありません。

特にリモートワークが普及した昨今、通話やビデオ会議も必要になりつつあります。

Teamsでは、チャットだけでなく通話やビデオ通話、画面共有などのコミュニケーションもとることができます。

その都度ZoomやGoogle meetといった他のアプリを立ち上げることなく、Teams上で全ての業務が完結してしまうのです!

ここがすごい!③多様な機能で業務をサポート

Teamsは、実に様々な機能を備えたツールです。

例えば、海外の相手とのコミュニケーションをとりたい場合、メッセージをその都度翻訳するのは手間がかかりますよね。Teamsのチャット機能には、30以上の言語翻訳機能がデフォルトで備わっているため、言語の壁を意識することなく、円滑なコミュニケーションをとることができます。

また、社外のメンバーとの共同作業をする場合、お互いにTeamsやSkype for Businessを利用していれば、連携してチャットやビデオ会議が利用できます。

機能の豊富さもTeamsの魅力の1つです!

有料版?無料版?

Teamsには、有料版と無料版があります。無料でも利用できるところが、Teamsのありがたいところ。

基本的には、有料版と無料版には、機能上の大きな違いはないと言えます。

両者の違いとしては以下のようなところが挙げられます。

  • 有料版の方が、利用できるストレージ容量が大きい
  • 有料版では、会議の録画・録音ができる
  • 有料版では、WordやExcel以外にOnedriveやSharepointとも連携できる
  • 有料版には、管理監査機能や利用者の利用状況のレポートが利用できる

有料版の方が機能が拡充されていますが、基本的なチャット、ビデオ通話、WordやExcelとの連携、といった機能は無料版でも利用できます。

所有者権限とは?

複数人でTeamsを利用する場合、「チーム」と呼ばれるグループを作成することができます。

「チーム」内の構成員は、「所有者」と「メンバー」に分かれます。

「所有者」がチーム全体の管理者のような位置づけと考えてください。

「所有者」の権限でしかできないこととして、以下のようなことが挙げられます。

  • チームの編集(チーム名や説明、プライバシー設定等)
  • メンバーの追加・削除
  • チームそのものの削除

チームを作る場合には、最低でも一人以上の「所有者」が必要になります。

権限設定をきちんとして利用するよう、注意しておきましょう。

おわりに

今回は、Teamsの魅力についてご紹介してきました。

TeamsはMicrosoft社が提供しているだけあって多彩な機能を備えており、これ1つで業務が完結してしまう便利なビジネスツールです。

うまく使いこなして、業務効率アップを目指しましょう!

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