はじめに
昨今、業務効率化のための様々なツールが注目されています。
オフィスでのやり取りだけでなく、リモートワークでも効率的に業務を進められるよう、便利なツールの利用が求められています。
ここでは、ビジネスコミュニケーションツールの代表格「Teams」についてご紹介します。
Teamsとは？
Teamsとは、Microsoft社が提供しているMicrosoft365のコミュニケーションツールです。
基本的にはビジネス用のチャットツールとして開発されていますが、単にメッセージを送り合うだけでなく、様々な機能が用意されています。
単なるチャットツールではなく、一種のワークスペースとして利用されています。
Teamsのここがすごい！
Teamsは、多くの企業で利用されているだけに、便利な機能や長所が沢山あります。
ここでは、Teamsのどこがすごいのか、ご紹介していきます！
ここがすごい！①Microsoft365アプリと連携できる
Teamsは、Microsoft社が提供しているツールです。そのため、WordやExcel、Outlookといった同じくMicrosoft社のアプリケーションとの連携が簡単にできてしまいます！
Teams上でOutlookの予定表を読み込んだり、Wordファイルをメンバーと共同編集したり、といった使い方ができるようになります。
WordやExcelといった他のOfficeアプリを利用している方は多いと思います。
Teamsを使うことで、更なる業務効率アップが期待できます
ここがすごい！②複数のコミュニケーション手段が利用できる
ビジネスでのコミュニケーションは、チャットやメールだけではありません。
特にリモートワークが普及した昨今、通話やビデオ会議も必要になりつつあります。
Teamsでは、チャットだけでなく通話やビデオ通話、画面共有などのコミュニケーションもとることができます。
その都度ZoomやGoogle meetといった他のアプリを立ち上げることなく、Teams上で全ての業務が完結してしまうのです！
ここがすごい！③多様な機能で業務をサポート
Teamsは、実に様々な機能を備えたツールです。
例えば、海外の相手とのコミュニケーションをとりたい場合、メッセージをその都度翻訳するのは手間がかかりますよね。Teamsのチャット機能には、30以上の言語翻訳機能がデフォルトで備わっているため、言語の壁を意識することなく、円滑なコミュニケーションをとることができます。
また、社外のメンバーとの共同作業をする場合、お互いにTeamsやSkype for Businessを利用していれば、連携してチャットやビデオ会議が利用できます。
機能の豊富さもTeamsの魅力の1つです！
有料版？無料版？
Teamsには、有料版と無料版があります。無料でも利用できるところが、Teamsのありがたいところ。
基本的には、有料版と無料版には、機能上の大きな違いはないと言えます。
両者の違いとしては以下のようなところが挙げられます。
- 有料版の方が、利用できるストレージ容量が大きい
- 有料版では、会議の録画・録音ができる
- 有料版では、WordやExcel以外にOnedriveやSharepointとも連携できる
- 有料版には、管理監査機能や利用者の利用状況のレポートが利用できる
有料版の方が機能が拡充されていますが、基本的なチャット、ビデオ通話、WordやExcelとの連携、といった機能は無料版でも利用できます。
所有者権限とは？
複数人でTeamsを利用する場合、「チーム」と呼ばれるグループを作成することができます。
「チーム」内の構成員は、「所有者」と「メンバー」に分かれます。
「所有者」がチーム全体の管理者のような位置づけと考えてください。
「所有者」の権限でしかできないこととして、以下のようなことが挙げられます。
- チームの編集(チーム名や説明、プライバシー設定等)
- メンバーの追加・削除
- チームそのものの削除
チームを作る場合には、最低でも一人以上の「所有者」が必要になります。
権限設定をきちんとして利用するよう、注意しておきましょう。
おわりに
今回は、Teamsの魅力についてご紹介してきました。
TeamsはMicrosoft社が提供しているだけあって多彩な機能を備えており、これ1つで業務が完結してしまう便利なビジネスツールです。
うまく使いこなして、業務効率アップを目指しましょう！
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