ビジネス上での日程調整ツールの使い方

ITリテラシー学習
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打ち合わせや会議の日時調整は、もっとも時間を取られる業務の1つではないでしょうか?
社会人になると友人間での日程調整も難しいのに、社内別部署や上司、社外とも調整を行わなくてはなりません。

最近はビジネスでも使用できる日程調整ツールが増えてきましたので、打ち合わせが多く調整に追われている、といった方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?

日程調整ツールのメリット

日程調整ツールを導入することで、日程調整を半自動化することができます。

  • 日程の候補日の自動抽出
  • すでに予定のある日時には設定できない(ダブルブッキング回避)
  • カレンダーツールと連携すればタスクとして自動入力される
  • リスケジュールが従来に比べ簡単
  • メールのやり取り回数大幅削減

などなど、上げればキリがないですね!

「なら全員使えばいいのに!」と思いますが 、一応デメリットも存在します。

日程調整ツールのデメリット

日程調整ツールにもデメリットは存在します。
時と場合、相手によって使い分けるのが良いでしょう!

  • 相手によっては失礼に当たる
  • 相手がツールを使いこなせないと二度手間
  • システムトラブルが起きる可能性がある

自分にも相手にも最低限のITリテレシーが必要ではありますが、使いこなせた時の業務削減率は高いので、ぜひ導入を検討してみてください。

弊社の日程調整ツール使用例

デメリットはあるものの、日程調整ツールを使いたい!そんな方向けに弊社の使用方法をご紹介します。この方法がベストかどうかは人によって異なると思いますので、ご参考まで。

弊社では日程調整が必要な場合、下記のようなメールをお送りしています。

よろしければ以下いずれかの日程でご検討いただきたく存じます。
〇〇/〇〇(金) ●時~●時
〇〇/〇〇(木) ●時〜●時
〇〇/〇〇(月) ●時〜●時
ご都合があわないようであれば、下記URLより設定いただくことも可能です。
スケジュール:https://meetings.hubspot.com/********

「文面での日程候補+予定が合わない場合の日程調整ツール添付」ですね。

候補日だけ送った場合だと、

①「すいません、すべて予定が合いませんでした、他の候補日をいただけますか?」
→②「わかりました!〇〇はいかがでしょう?」
→③「再検討しました〜」

とやり取りが長くなってしまいますが、上記の方法であれば回避することが可能です。

良いと感じたら導入してみてください!

ビジネス向きの日程調整ツール 3選

「日程調整ツール初めて使うけどどれがいいの? 」
「飲み会の調整では使ったことあるんだけど、ビジネス向きのツールじゃなかったんだよな」

といった方向けにMENTER推奨の日程調整ツールを3つご紹介します。
ご自身に必要な機能が揃っているか、必ず確認してから導入しましょう。

日程調整ツール① hubspot

1on1的なものや、社外2社間での打ち合わせ向き。大人数でのスケジュール調整向きではありません。

しかしMAツールとして有名なhubspotであれば「これどこの会社のツール・・?」のような心配も少なく、直感的に使用できるため予約までのフローもスムーズです。
またスケジュール管理であれば無料〜使用できるのも良いですね!

無料のミーティング設定ツール | HubSpot(ハブスポット)
Eメールでの無駄なやり取りを省いて、ミーティングや商談の予定をスムーズに設定しましょう。無料のミーティング スケジュール ツールを使用して、業務の生産性を飛躍的に向上しましょう。

日程調整ツール② TimeRex (タイムレックス)

TimeRex (タイムレックス)はGoogle CalendarやOutlookと連携し、日程調整が可能です。 多くのビジネスマンがGoogle CalendarもしくはOutlookを使用しているため、使用ハードルが低いのが特徴です。

Zoom、MicrosoftTeams、GoogleMeetなど主要なオンライン会議ツールとも連携しているため、URL発行の手間も省けますね。

TimeRex - 無料で利用できる日程調整自動化ツール
TimeRex(タイムレックス)は面倒な日程調整を自動化するツールです。簡単な設定でGoogleカレンダーやOutlook予定表と連携でき、候補日程の抽出や予定の登録を自動化。無料で利用できます。

日程調整ツール③ 調整さん

皆さんご存知調整さんです。プライベートでもビジネスでも使用できる無料ツールですね。(あまり社外向けではないかもしれませんが、社内かつ人数が多いときは活躍してくれるでしょう)

はやい、わかりやすい、ログイン不要と簡易に調整することに重点をおいたサービスですね。

調整さん - 簡単スケジュール調整、出欠管理ツール
調整さんは、飲み会・同窓会・結婚式二次会・歓迎会・送別会・サークル・会議...これらを設定する際に必ず必要になってくる、「全員の日程調整・出欠管理作業」をログインなしに簡単スムーズに行う事ができるお手軽便利ツールです。

ビジネスでもうまく日程調整ツールを使って効率化!

いかがでしたか?

まだ日程調整ツールを導入していないという方は、いろいろ調べて触ってご自身にベストなものを見つけてみてください!

(ビジネスでの導入の際は、社内で事前確認をお願いいたします)

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