ITを使用した効率化って実際どんなこと?地味だけどすぐできる効率化事例紹介

ITリテラシー学習
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IT・デジタルを用いて自動化・効率化を目指すためには、まず実際自動化・効率化とはいったい何ができるのかを知っている必要があります。

効率化/自動化というと「難しいプログラミングをゴリゴリ組んで、Enter押すだけですべてAIがやってくれる!」ようなイメージはありませんか?

もちろんそういう事もできるのかもしれませんが、多くはもっと地味で「途中まで・一部だけ」の効率化しかできないことも。

しかし、そういった小さなことの積み重ねが、定時に帰れるかどうかに影響してくるはず・・!

ということで、多くの人が行っているであろう業務でできる、かんたんな自動化・効率化の例をご紹介します。(随時更新予定)

自動化・効率化事例① メール業務

社内、クライアント問わずメールを送らなくてはならない相手がいる人も多いと思います。 (みんなSlackにしてよ、なんて思うこともしばしば)

特に定例で毎週、毎日同じような文章を送る必要がある場合は、メールのテンプレート機能を使用しましょう!

参考記事
https://www.g-workspace.jp/googleworkspace-reference/gmail/template/

多くのメールツールは文章テンプレートを保存しておくことが可能です。 一度作ってしまえば1クリックで文章を持ってくることができます。

定例報告やお問い合わせ返信など、定型文があるものはどんどん追加してしまいましょう!

自動化・効率化事例② 日程確認業務

先方とのMTG日時がなかなか決まらず、何往復もメールのやり取りをしている、という方はぜひ日程調整ツールを導入してみてはいかがでしょうか?

自身のタスク管理ツール(Googleカレンダーなど)と連携することで、自分の予定がない日時のみ予約ができるツールです。

例 hubspotのカレンダー機能

※hubspotの本機能は無料で使用可能です(2021年時点)。

URLを先方に投げるのはちょっと失礼になるかもしれないので難しい、という場合は残念ですが。。 形式を気にせず、便利なものはどんどん使っていける世の中になるといいですね。

*まずは自分の予定の確認用として使用するというのもOK。自分が何日の何時空いているのかがひと目でわかりますよ!

自動化・効率化事例③ Excelコピペ・資料作成業務

Excelのコピペ作業、もしかしたら関数を使用すればもっと簡単になるかもしれません。

特にフォーマットが決まっている定例資料などは、少し時間がかかったとしてもできるだけ関数を用いて整えられるよう準備しておきましょう!長期的に見れば時間短縮に繋がります。

またネット上に先人たちが残してくれたテンプレートも数多く存在します。

そういったものを有効活用することも効率化の手段の1つですね。

「 〇〇(ほしいテンプレ名) filetype.xlsx 」 とGoogle検索すれば、Excel形式のテンプレートがあるページだけがヒットするので調べるのもかんたんです。

※ウィルス等がある場合もあるため、ダウンロードする際は事前確認を行いましょう。

自動化・効率化事例④ データ取得業務

毎週定例あるあるですが、GAやMAツールのデータ分析業務を行っている人も多いのではないでしょうか?

毎週ログインして、該当の期間を指定して、csvダウンロードして、数値を整えて、分析してといったことを行っているのであれば、どこかのフェーズは自動化できるはず!(ほんとは全部自動化したい。でも難しいですよね)

例えばGAはスプレッドシートにアドオンが存在します。
取得したいデータを指定してレポートを回せば、毎週自動でスプレッドシートに反映することも可能!

スプレッドシートに数値があれば、そこから整えて、分析してと5つあった工程が2つに短縮できます。

参考記事
https://www.tdi.co.jp/miso/google-analytics-spreadsheet#Google_Analytics

その他のツールでも定期的にcsvをダウンロードできる機能など、レポート簡略化機能がついているツールも多いので、一度使用しているツールの機能を調べてみましょう。

「 〇〇(ツール名) レポート 自動化 」のような検索ワードがおすすめです。

自動化・効率化事例⑤ ファイルを開かずに確認

ローカルにあるはずのあのファイル、どれだっけ?似たような名前のファイルが沢山あるから1つずつ開いて確認しないと。。

そんなときに使えるのが「Alt + P」のショートカットです! 別記事で詳しく説明しているので、ご覧ください。

【爆速で確認】ファイル確認の便利なショートカットをWindows, Mac別にご紹介
ファイルを確認する際にフォルダ内でファイルの中身を確認(プレビュー)できちゃうショートカットキーをご紹介します!

自動化!効率化!って一見かっこいいけどけっこう地味

いかがでしたか?

ご紹介した事例、どれもこれも地味なものばかりですよね。
本当に効果あるの?と思われるかもしれませんが、やるとやらないとでは大きな違いが生まれますし、そこまで難しくないものも多かったりします。

一度自動化できてしまうと「いままでこんな作業に時間を掛けていたのか・・」と凹むことも(実体験)。。


【簡単だけどけっこう大変な作業】を効率化できるのがWebの良いところだと個人的には思っています。(基本的にWebの自動化は、型があるものや繰り返し作業向き)

みなさんも毎週大変だな、と感じている作業があれば、効率化を検討してみてください!

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