ToDo管理をする際、皆さんはどのように優先度を付けていますか？今回はToDo管理の優先順位の付け方について、具体的な例を挙げながら説明します。
とある不動産会社の場合…
まずは下記の人物を想像してください。
名前：山田
会社：不動産会社
部署：マーケティング部
業務内容：賃貸物件の営業（自社の物件情報サイトの更新対応もあり）
ミッション：賃貸物件紹介の売上の最大化
想像できましたか？山田さんのミッションは賃貸物件紹介の売上の最大化です。これを目指すためには様々な仕事が考えられます。例えば下記のようなToDoを設定しました。
・物件の自動マッチングシステムを導入する
・物件の情報が最新情報かどうかをチェックする
・物件の一括案内メールを送付する
・おすすめ物件コーナーを更新する
付箋で分類
この図は、MENTERが推奨するToDo整理の方法です。影響の大/小と、工数の大/小で分類しました。
どのToDoを優先的に取り掛かるべきか可視化されました。
このように手書きや付箋でも良いので、書いて俯瞰してみましょう。デジタルツールを使用しても問題ないですが、慣れていない場合はペンやポストイットなどのアナログツールを推奨します。
次にこの4つの付箋（ToDo）のうちどれから取り掛かるべきでしょうか？
影響範囲が大きく、すぐに終わるタスクからとりかかる
優先順位を付けました。右上の「物件の一括案内メールを送る」から着手します。影響範囲も大きい割には、すぐに対応できるため、コストパフォーマンスが良いからです。
続けて左上の「物件の自動マッチングシステムを導入する」に着手します。しかし、これに付きっきりになってしまうと、他のプロジェクトが止まってしまいます。着手しつつ、プロジェクトが終わるまでの全体像を把握したうえで、改めて優先順位を調整していくのが良いでしょう。
3つめは右下「おすすめ物件コーナーを更新する」に取り掛かります。影響範囲は大きくないが、すぐ終わる業務です。
最後に左下のタスクに取り掛かります。影響範囲も小さい割には、時間もかかるため、最もコストパフォーマンスが良くありません。
以上のように、コストパフォーマンスの良いものから取り組んでいくことを推奨します。
緊急性の高いもの
山田さんは不動産サイトのおすすめ物件コーナーを登録していました。しかし、ある不動産の企業から物件の内見を一時受付停止とする通知がありました。この場合、不動産サイトにその旨をいち早く掲載しなくては、内見希望の問い合わせが続いてしまい、一人一人に対して内見受付停止の説明と、謝罪の連絡をしなくてはならなくなります。
このように、緊急性の高いものは例外です。当初設定した優先順位とスケジュールがあったとしても、緊急性が高いもの（今回のケースでは「内見の一時受付停止について」のお知らせを掲載する）は最優先して構いません。
スケジュールから決めるのではなく、優先度から決める
ToDo管理を行う際には最初に優先度を決めましょう。
スケジュールを決めるのはその後です。優先度を考える前にスケジュールを設定してしまうと、一番重要な業務が見えなくなります。
優先順位はオンライン上で透明化する
各チームメンバーが設定した優先順位は、リモートワークでは見えづらくなります。
お互いに把握できていないと、ストレスを感じてしまうこともあります。
各自のToDoと、その優先順位はオンライン上で共有しておきましょう。その際に難しいツールを使う必要はありません。
これまでにご紹介したSlack、Trello、Googleスプレッドシート等を活用を活用しましょう。
ToDo管理を実践してみましょう！
まずは付箋や手書きなどのアナログツールで実践し、次にTrelloやGoogleスプレッドシートに書き出してみましょう。
また、現場の担当者だけではなく、マネージャーの方もチャレンジしてみましょう。優先順位、透明性の考え方をチームのカルチャーとして定着させることができれば、マイクロマネージメントが不要になり、チーム全体の生産性が高まります。
POINT
各自のToDoとその優先順位は、オンライン上で共有しておきましょう。
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