議事録の作り方(前)

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議事録作成のポイントや、作成をサポートしてくれるツールをご紹介します。

こちらの記事は前編です。
*後編はこちら↓

議事録の作り方(後)
議事録作成のポイントや、作成をサポートしてくれるツールをご紹介します。こちらの記事は後編です。*前編はこちら↓音声入力Googleドキュメントの音声入力は...

議事録

議事録は会社やプロジェクトによって書き方やツールに決まりがあります。まずは上司に確認しましょう。

ただ、基本的な議事録の考え方はどの会社もプロジェクトも同じです。
議事録の目的は2つあり、以下の通りです。


・(1)備忘録として残す
・(2)情報の共有

会議に参加出来なかった人や、上司が議事録を見ても内容が把握できるように心がけましょう。

議事録のポイント

5W1H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どうやって)と、主語、述語を意識しましょう。

慣れるまでは会議の内容を全てメモする形でも問題ありません。下手に省略してしまうことで、大事な内容が抜けてしまったり、話の流れも止まってしまいます。また公平に事実のみを記載しましょう。

議事録は会議が終わり次第、なるべく早く共有することが望ましいとされています。参加者の記憶が新しいうちであれば内容の正誤について、気付いてもらえます。また時間をかけてしまうと、他の業務が進められません。

参考議事録フォーマット

会議の目的、決定事項、NEXT-ACTIONの整理を中心に展開した議事録フォーマットを参考に記します。

- 日時: 2022-01-01 
- 場所:
- 参加者:

# 会議の目的(なぜやるか)
・

# アジェンダ/議事録
・

# 決定事項
・

# その他
・

# NEXT ACTION
・[誰が] [なにを] [いつまでにやるか]
・[誰が] [なにを] [いつまでにやるか]
・[誰が] [なにを] [いつまでにやるか]

文字起こしツール

Googleドキュメントを利用すると、会議内容の音声を変換して、文字を起こしてくれます。

(1)chromeのブラウザのみ対応しています。chromeでGoogleドキュメントを開いてください。Googleアカウントをお持ちでない方は新規登録、お持ちの方はログイン後、新規にドキュメントを作成してください。

Google Docs: オンライン ドキュメント エディタ | Google Workspace
Google Docs を使用して、オンライン ドキュメントを作成して共同編集しましょう。どのデバイスからでもリアルタイムで安全に共有して、共同編集できます。

(2)「ツール」から「音声入力」をクリックしてください。

(3)マイクのダイアログが表示されます。日本語に選択して、マイクのアイコンをクリックすると音声入力が始まります。試しに話してみましょう。再度マイクのアイコンをクリックすると音声入力が止まります。

POINT

議事録は早い人であれば会議が終わったと同時に共有します。

議事録に便利なツールは多数リリースされているので活用しましょう。

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