ペーパーレスでDX!日本郵便のWebレター使ってみました(1通99円から)

DX事例
DX事例

これまで契約書や請求書を紙の原本郵送する必要があり、一つ書類を送るだけでも、長い場合では1時間近く作業時間を要しているかと思います。

[ 工程 ], [ 従来の所要時間(分) ]
========================
封筒/用紙購入, 5
データ作成, 30
本文印刷, 2
宛名印刷, 2
封筒詰め作業, 5
切手貼付, 1
投函, 10
配達, 0
—————————————-
(合計) 55分

近年では、ペーパーレス化が各企業で進んでいるためPDFデータ送付のみで取引が可能になってきましたが、まだまだ原本が必要なシーンは多いかと思います。

「たまにしか紙の原本郵送する仕事がないため、そのためだけに1時間程度時間がかかってしまう」
「とにかく紙の手続きが面倒、苦手」

日本郵便の「Webレター」というサービスは、そんなあなた(ブログ筆者 笑)にぴったりのサービスを試してみましたので勝手にご紹介します。

Webレターとは?:https://www.post.japanpost.jp/service/webletter/?s=09

STEP1. 新規会員登録

サイトTOPの画面右ボタンより新規会員登録

WebレターサイトTOP:
https://webyubin.jpi.post.japanpost.jp/webyubin/snt/DYFR900.do

STEP2. 流れにそってPDFデータを登録

今回試験的に送付するPDFデータを用意します。今回は上のPDF2枚を白黒印刷で送付してみたいと思います。(カラー印刷も可能)

Webレターの使い方は難しくなく、流れに沿って進めば手続きできますのでこのブログで操作方法は割愛します。

STEP3. 宛名情報設定する

送付状の作成も手間ですよね。安心してください。Webレターでは送付状の作成も行って頂けます。

STEP4. 見積もり確認画面〜発注〜完了

料金確認画面です。1通(1セット)の小ロットでも受け付けてくれるなんて....感動。

到着!

無事到着しました!こちらが現物です。
どのような状態で届くかイメージつけていただきやすいように、
「(宛先に会社名記入欄)」のように設定していますが、当然こちらには実際の宛先情報を設定してください。

封筒の中身

中身はこんな感じです。素晴らしいですね。

どれほどのコスト削減になるの?

さきほどは従来の所要時間を箇条書きしていましたが、Webレターの場合は以下の通りかと思います。
実際は切手が足りなくなったら買いに行ったり、郵便局が混んでいたり、出社しなくてはならなかったり、会計証憑のため切手領収書をスキャンしてPDFにしなくてはならなかったりと中間コストも多々ありますのでポテンシャルはこれ以上かなと思います。

[ 工程 ] [ Webレター所要時間(分) ]
========================
封筒/用紙購入 0
データ作成 30
本文印刷 0
宛名印刷 0
封筒詰め作業 0
切手貼付 0
投函 0
送信先データ登録 10
配達 0
—————————————-
(合計) 40分 => 15分の作業コスト削減

DXの第一歩に、郵送からペーパーレス

Webレターを使うことで出社しなくて良くなり、作業時間も短縮することができました。
AIを入れる前に簡単なDXから取り組んでみてはいかがでしょうか?

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